Como avaliar um evento: pesquisas antes, durante e depois

Para saber como avaliar um evento, comece pelas decisões que ainda estão nas suas mãos. A maioria dos eventos precisa de no máximo três pesquisas curtas. Antes do evento, pergunte o que ainda dá para mudar e por que as pessoas vão participar. Durante o evento, faça uma ou duas perguntas por sessão sobre o que dá para corrigir no mesmo dia. Depois, peça a avaliação geral, uma nota para cada aspecto e cada sessão e a intenção de voltar, e compare as respostas com o que os participantes queriam no começo. Este guia é para quem organiza congressos, seminários, workshops, feiras, eventos corporativos e webinars. Listas de perguntas prontas são fáceis de achar; o que falta nelas é o motivo de cada pergunta e como fazer a avaliação de um evento sem tirar das respostas o que elas não dizem.

Principais pontos

• Planeje no máximo três pesquisas curtas, uma por etapa, e ligue cada uma a uma decisão que ainda dá para tomar.
• Antes do evento, pergunte por que as pessoas vão. Repita a pergunta no fim, para poder separar os resultados por ela.
• Durante o evento, uma ou duas perguntas num link ou QR code no fim da sessão bastam. Um questionário não é uma tela de votação ao vivo.
• Depois do evento, mande a pesquisa logo e mantenha-a curta: uma escala equilibrada com todos os pontos nomeados, uma ideia por linha e a opção “Não usei”.
• Ordene os aspectos pelo percentual de insatisfeitos entre quem os avaliou e compare quem veio pela primeira vez com quem voltou.

Três pesquisas curtas, cada uma ligada a uma decisão

Antes de escrever qualquer pergunta, defina que decisão cada pesquisa vai apoiar, quando ela sai e quantas perguntas pode ter.

Pergunte só o que ainda pode mudar: perguntar o melhor dia da semana depois de fechar o local só alonga o questionário. E o tamanho tem um preço. Num experimento de Galesic e Bosnjak (2009), quanto mais longo o questionário anunciado, menos gente começou e terminou, e as últimas perguntas receberam respostas mais rápidas e mais parecidas entre si. Uma revisão Cochrane de Edwards e colegas (2023) concluiu que questionários eletrônicos mais curtos aumentam a taxa de resposta (razão de chances 1,51), assim como incentivos em dinheiro (1,88) e incentivos não monetários (1,60), embora os resultados variem bastante de um estudo para outro.

A recomendação comum é mandar a pesquisa prévia de uma a duas semanas antes; guias de fornecedores falam de uma a quatro semanas, sem apresentar evidências. A pesquisa final deve sair logo, enquanto a experiência está fresca. Os guias citam 24 ou 48 horas, mas não há estudo que sustente um ou outro número.

Antes do evento: por que as pessoas vão e o que ainda dá para mudar

Na pesquisa antes do evento, pergunte por que as pessoas vão, quais temas da programação interessam a elas e só os detalhes práticos que ainda estão em aberto. O motivo da participação também vira a base de comparação para a avaliação final.

• Motivo principal. “Qual é o principal motivo da sua participação?” Aprender sobre a área / Desenvolver uma habilidade específica / Conhecer pessoas da área e fazer contatos / Apresentar ou discutir o meu trabalho / Outro. Permita uma só resposta, para poder separar os resultados finais por ela; com várias respostas a lista fica mais rica, mas não dá para dividir os resultados com clareza. As opções não podem se sobrepor, devem cobrir todos os casos e caber numa tela de celular.
• Temas. “Quais destes temas da programação mais interessam a você?” Liste os temas reais da programação provisória e defina o “Número máximo de caixas a serem selecionadas” como três. As contagens mostram quais sessões precisam das salas maiores.
• Logística, só enquanto estiver em aberto. Tipo de local, dia da semana e horário, cada um com a opção “Sem preferência”.
• Cardápio. Bufê / Jantar servido à mesa / Sem preferência / Não vou participar do jantar.
• Restrições alimentares e acessibilidade. Uma pergunta de respostas múltiplas (Nenhuma / Vegetariana / Vegana / Sem glúten / Sem lactose / Alergia a amendoim ou castanhas / Outros (especifique)) e uma pergunta aberta opcional sobre necessidades de acessibilidade. Pergunte só o que o bufê ou o local vão usar, diga quem vai ver as respostas e apague-as depois do evento.
• Acompanhantes. “Você vai levar acompanhante?” Sim / Não / Ainda não sei, para planejar lugares, café e material impresso.
• Participação anterior. “Você já participou de alguma edição deste evento?” Sim / Não. Repetida no fim, separa quem vem pela primeira vez de quem volta.

Mantenha esta pesquisa separada do formulário de cadastro para evento (nome, empresa, tipo de ingresso, dados para a nota fiscal). Misturada à inscrição, uma pesquisa de preferências atrasa a pessoa justamente na hora de se inscrever.

Durante o evento: uma pergunta por sessão, não uma votação ao vivo

Coloque uma pesquisa de uma ou duas perguntas no último slide de cada sessão ou de cada dia, leia as respostas no intervalo e corrija no mesmo dia o que der. Mostre o link, ou um QR code criado a partir dele em qualquer gerador de QR code, no slide e na programação impressa; o Survey.com.br não gera QR codes. Em “Selecione o tipo de questionário”, a opção “Uma pergunta por vez” mostra cada pergunta numa tela própria, o que funciona bem no celular (veja como montar pesquisas para celular).

As respostas são contadas à medida que chegam, e você as vê quando abre os resultados ou recarrega a página; nada se atualiza sozinho. Não existe tela de votação ao vivo, modo apresentador, nuvem de palavras nem perguntas da plateia. Para uma votação projetada no telão, use uma ferramenta de votação ao vivo. A opção “Tornar público os resultados do questionário” cria uma página de resultados, mas ela mostra os números do momento em que é carregada, e mostra também todas as respostas abertas a qualquer pessoa que tenha o link.

Dois usos funcionam bem:

• Uma pergunta por palestra. O palestrante mostra uma pesquisa como “Qual destas abordagens você usa hoje?” e abre os resultados no fim da palestra ou no intervalo para comentar com o público.
• O que corrigir hoje. Uma pergunta aberta e opcional, “Alguma coisa está atrapalhando você a acompanhar as sessões agora?”, traz problemas de som, temperatura, lugares, filas e café. Leia as respostas a cada intervalo e faça essa pergunta só numa pesquisa com a configuração padrão de dispositivo (veja a próxima seção).

Avaliar várias sessões pelo mesmo celular

Use uma pesquisa curta por sessão e mantenha a configuração padrão de dispositivo. Essa configuração, “Apenas uma resposta à pesquisa permitida por dispositivo (PC, tablet ou celular)”, guarda as respostas no navegador por um ano: quem abre a pesquisa de novo no mesmo aparelho vê as respostas anteriores e pode alterá-las. Por isso, uma pesquisa única com a pergunta “Qual sessão você está avaliando?” não recebe uma segunda avaliação, separada, do mesmo celular; abrir o link de novo só edita a primeira.

O reinício depois de 30 segundos não pode ser alterado e acontece no próprio celular do participante: quem para por causa de uma notificação perde o que já tinha preenchido. As avaliações que uma mesma pessoa dá a sessões diferentes também não ficam ligadas entre si. Use esse formato só para uma checagem com perguntas fechadas numa única tela.

Depois do evento: o que perguntar aos participantes

Mande a pesquisa logo depois do evento, limite-a a uma tela de celular de perguntas fechadas e no máximo duas abertas opcionais, use uma única escala equilibrada com todos os pontos nomeados e pergunte de novo o motivo da participação. Divulgue o link no e-mail de agradecimento, no último slide e na página do evento, ou incorpore a pesquisa ao site pela “Integração do site”. Se quiser partir de uma pesquisa de satisfação de evento pronta, ajuste as escalas e as perguntas abertas com as regras abaixo.

Os convites enviados pelo Survey.com.br contam para o limite mensal de convites por e-mail do seu plano; para uma lista grande, cole o link no seu próprio e-mail de agradecimento. Não existe lembrete automático. Um segundo e-mail só para os destinatários que “Não responderam ao convite por e-mail” funciona apenas se a “Opção de rastreio de resposta”, que vem desativada, estava ativada no envio; sem ela, o e-mail vai para todos. O rastreio liga cada resposta ao endereço de quem recebeu o convite, e o convite avisa isso.

Um sorteio pode aumentar o número de respostas (veja como conseguir mais respostas). Inclua todos que responderem, seja qual for a resposta. Mais respostas não querem dizer respostas mais representativas, e um sorteio exige nome ou e-mail, o que permite saber quem respondeu o quê. Avise os participantes, deixe a pergunta de contato por último e como opcional, e confira antes as regras que valem para sorteios no seu caso.

Exemplos de perguntas e a decisão que cada uma apoia

O núcleo da pesquisa final é um conjunto curto de perguntas; a terceira coluna diz que decisão cada uma apoia.

Linhas da matriz, uma ideia em cada: conteúdo da programação, palestrantes, facilidade de chegar ao local, conforto da sala (assentos, temperatura), audiovisual (som e telões), comida, coffee break, credenciamento, custo-benefício do ingresso (só em eventos pagos) e estacionamento (se houver).

Escalas. As avaliações são mais confiáveis quando todos os pontos têm rótulo em palavras, em passos mais ou menos iguais, e um ponto médio ajuda (Krosnick e Presser, 2010); a maior parte das evidências favorece escalas de cinco a sete pontos (Maitland, 2009). A escala de expectativas vai num sentido só, de “Nada” a “Totalmente”. A escala da intenção de voltar tem duas opções negativas, para mostrar quem não pretende voltar; se quiser oferecer “Ainda não decidi”, coloque essa opção depois da escala, não no meio dela.

A matriz. Na tela de resultados, os percentuais da matriz são calculados sobre a linha, e “Não usei” faz parte da linha. Por isso, calcule o percentual de insatisfeitos entre quem avaliou pelas contagens ou pela exportação. Não escolha “selecionar colunas ao acaso” nem “selecionar ambas ao acaso”, que embaralham a escala; “selecionar linhas ao acaso” não causa problema.

Perguntas repetidas e abertas. Com o motivo da participação e a participação anterior perguntados de novo, a própria pesquisa final basta para separar os resultados, sem ligar as respostas de ninguém entre as duas pesquisas. Use “Somente uma resposta” nas duas, porque um filtro numa pergunta de respostas múltiplas só encontra exatamente o mesmo conjunto de opções marcadas. As pessoas pulam perguntas abertas com muito mais frequência do que perguntas fechadas (Pew Research Center, 2021), então fique em duas no máximo; veja quando vale uma pergunta aberta.

NPS em eventos é opcional: “Qual a probabilidade de você recomendar este evento a um amigo ou colega?”, de 0 a 10. O NPS é o percentual de promotores (9 e 10) menos o percentual de detratores (de 0 a 6). O Survey.com.br não tem tipo de pergunta nem relatório de NPS: use uma pergunta de “Somente uma resposta” de 0 a 10 e calcule o resultado depois de “Exportar para o Excel”.

Avaliação de palestrantes e sessões

Avalie sessões e palestrantes em matrizes separadas e curtas.

• Matriz de sessões. Uma linha por sessão, com o título e o palestrante, os mesmos cinco rótulos e uma coluna “Não assisti”. Fique em seis a oito linhas: no celular, matrizes longas levam a marcar a mesma coluna de cima a baixo, a abandonos e a linhas puladas (Krosnick e Presser chamam esses atalhos de satisficing). Para uma programação maior, pergunte “Qual trilha você acompanhou?” com “Somente uma resposta”, numa página só para ela, e use a regra “Mostrar a pergunta” da “Lógica do questionário” para exibir cada matriz apenas a quem acompanhou aquela trilha. Se as pessoas circulam entre as trilhas, use uma pesquisa por sessão.
• Matriz de palestrantes. Três linhas: domínio do tema, clareza da apresentação e respostas às perguntas do público.
• Uma sessão só. Identifique-a com uma “Lista suspensa” de sessões no formato “dia, horário, título”, e não com três campos de texto livre, cujas grafias não dá para contar.

Avaliar todas as sessões no fim coloca uma ao lado da outra, mas a memória já está menos nítida e a impressão geral contamina as notas. Avaliar logo depois de cada sessão traz impressões mais frescas, mas interrompe mais. O modelo Kirkpatrick recomenda checagens durante o programa, não só no fim: use a checagem de cada sessão para avaliar as sessões e a matriz final para avaliar a programação como um todo. Uma diferença pequena entre dois palestrantes não é um ranking.

As pessoas ajustam as respostas para evitar constrangimento, principalmente quando há alguém por perto (Tourangeau e Yan, 2007). Por isso, um formulário online respondido em particular tende a trazer comentários mais francos sobre os palestrantes do que uma ficha de papel entregue na saída, mas o efeito diminui se o formulário pedir o nome. Mostre aos palestrantes só os resultados agregados e não chame a pesquisa de anônima.

Erros comuns nas perguntas de eventos

A maioria das listas de perguntas para eventos repete os mesmos seis erros. O primeiro é a pergunta dupla: veja por que cada linha deve perguntar uma coisa só. Confira o seu formulário com esta tabela.

Como ler as respostas e o que mudar

Ordene os aspectos pelo percentual de insatisfeitos entre quem os avaliou, separe os resultados entre quem veio pela primeira vez e quem voltou, e por motivo da participação, agrupe as respostas abertas por tema e informe quantas pessoas responderam.

Percentual de insatisfeitos. Para cada aspecto, divida quem escolheu Insatisfeito ou Muito insatisfeito por quem avaliou o aspecto, deixando de fora o “Não usei”. Se 85 pessoas responderam à linha do coffee break, 25 marcaram “Não usei” e 12 ficaram insatisfeitas, a tela de resultados mostra 14% (12 de 85), mas entre quem avaliou o percentual é de 20% (12 de 60). Ordene por esse percentual, e não pela média, que pode esconder uma minoria insatisfeita.

Recortes. Para ver só quem veio pela primeira vez, ou só um motivo de participação, use “Criar filtro” e, em “Mostrar apenas respostas onde”, escolha a pergunta e a resposta. Para cruzar duas perguntas, use a aba “Tabulação cruzada”, que funciona com perguntas de resposta única, de respostas múltiplas, de lista suspensa e de imagem.

Antes e depois. Compare o que as pessoas disseram que vinham buscar com a nota de expectativas, separada pelo motivo informado no fim. Compare grupos, não indivíduos: ligar as respostas de uma pessoa nas duas pesquisas amarraria cada resposta a um nome.

Respostas abertas. Leia todas, agrupe-as em poucos temas, conte quantas caem em cada tema e cite uma ou duas respostas típicas.

Quem respondeu. A avaliação vem só de quem decidiu responder, e a taxa de resposta, sozinha, não mostra se as respostas estão enviesadas (Groves e Peytcheva, 2008). Informe “N responderam, de cerca de M participantes” em cada gráfico, com M tirado da lista de credenciamento, porque o e-mail de agradecimento chega também a quem não compareceu. Veja também se quem veio pela primeira vez e quem voltou responderam mais ou menos na proporção do credenciamento (entenda melhor o viés de não resposta).

Números pequenos. Mostre as contagens, não só os percentuais: uma pessoa insatisfeita em cinco já dá 20%. Com menos de uns 30 avaliadores num aspecto, só aja onde o número de insatisfeitos for claramente maior, e não por uma diferença de uma ou duas pessoas.

De uma edição para a outra. Compare edições só com as mesmas perguntas e a mesma escala; trocar os rótulos quebra a comparação. No convite seguinte, conte aos participantes o que mudou por causa das respostas.

Eventos de vários dias e treinamentos

Num evento de vários dias, mande no fim de cada dia um formulário de uma a três perguntas (o que corrigir amanhã, a sessão mais útil do dia) e a pesquisa completa uma única vez, depois do último dia. Crie uma pesquisa para cada dia, com a configuração padrão de dispositivo, pelos motivos explicados em “Avaliar várias sessões pelo mesmo celular”.

Num treinamento, a pesquisa do fim mede a reação, o primeiro dos quatro níveis do modelo Kirkpatrick: como os participantes viveram o treinamento. Aprendizagem, comportamento e resultados exigem outras medidas, mais tarde. Para perguntas prontas, veja o modelo de avaliação de treinamento.

Três pesquisas, uma decisão cada

Cada uma das três pesquisas apoia uma decisão própria. Antes do evento, pergunte por que as pessoas vão e o que ainda está em aberto. Durante, faça uma ou duas perguntas por sessão e leia as respostas no intervalo. Depois, mande uma pesquisa curta com uma escala equilibrada e todos os pontos nomeados, uma ideia por linha, a opção “Não usei” e o motivo da participação perguntado de novo. Em seguida, ordene os aspectos pelo percentual de insatisfeitos entre quem avaliou e compare quem veio pela primeira vez com quem voltou.

Antes do próximo evento, liste o que ainda está em aberto, da programação ao cardápio, e monte a pesquisa prévia a partir dessa lista. Escreva a pesquisa final ao mesmo tempo, para que a pergunta sobre o motivo da participação seja idêntica nas duas, e use o modelo pronto abaixo como ponto de partida.

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