Pesquisa por e-mail: como escrever e enviar o convite

Uma pesquisa por e-mail funciona quando quem abre o convite entende em poucos segundos quem está perguntando, por que foi escolhido, qual é o tema, quanto tempo leva, até quando a pesquisa fica aberta e quem vai ver as respostas. Este guia é para quem vai enviar um questionário a uma lista própria de endereços: clientes, funcionários, associados, participantes de um evento ou alunos. Ele mostra o que escrever no convite, com um exemplo para adaptar, e como enviá-lo pelo Survey.com.br, onde você mesmo escreve a mensagem e insere o link da pesquisa com um marcador de texto. Antes do envio, há uma decisão a tomar: ligar ou não o rastreamento de respostas. Só com ele ligado você consegue, depois, escrever de novo apenas para quem ainda não abriu o link do próprio convite.

Principais pontos

• Convide só quem espera ter notícias suas e diga logo no começo quem você é e por que escolheu aquela pessoa.
• Ponha o nome da sua organização no assunto: a mensagem sai de um endereço do Survey.com.br, não do seu.
• Seja breve e diga só o essencial: para que servem as respostas, o tempo real que a pesquisa leva e a data de encerramento.
• Não prometa anonimato. Diga quem vai ver as respostas individuais e que os resultados só são divulgados de forma agregada.
• O rastreamento de respostas vem desligado. Ligue-o antes do envio se quiser escrever de novo só para quem ainda não abriu o link; esse segundo e-mail é você quem envia.

Quem convidar e quem deixar de fora

Convide pessoas que deram o endereço a você e que não vão estranhar uma mensagem sua: clientes que compraram, funcionários, associados, inscritos num evento. Deixe de fora qualquer lista comprada ou emprestada. Os provedores de e-mail pedem o mesmo a quem envia: as diretrizes para remetentes de e-mails do Google mandam enviar só a quem quer receber as mensagens e não comprar endereços. É uma regra de um provedor, não uma lei: as regras sobre consentimento para e-mail variam de país para país; confira as que valem para você.

Quem não conhece você apaga a mensagem ou a marca como spam, e as denúncias de spam são justamente o que pesa contra quem envia na avaliação dos provedores.

Revise a lista antes de importá-la: uma linha por pessoa, com um endereço atual. O Survey.com.br não informa quais endereços falharam, então uma lista desatualizada falha sem avisar. Se as pessoas que você precisa ouvir nem estão na lista, comece por encontrar as pessoas certas para a sua pesquisa.

O que escrever no convite da pesquisa por e-mail

Seja breve. Nos ensaios randomizados reunidos numa revisão Cochrane de Edwards e colegas (2023), um convite curto por e-mail recebeu claramente mais respostas do que um detalhado (razão de chances 3,26, com intervalo de confiança amplo; acima de 1 significa mais respostas).

O assunto do e-mail: o nome da empresa e o tema

Diga quem você é e qual é o tema, como em “Floricultura Lírio Lilás: 3 minutos sobre o seu pedido de outubro”. O convite sai do endereço de suporte do Survey.com.br, e isso não dá para mudar; sem o seu nome no assunto, o destinatário não sabe quem está escrevendo antes de abrir a mensagem.

O assunto também precisa ser verdadeiro: nada de “Re:” numa primeira mensagem, de urgência que não existe ou de prêmio inventado. Evite escrever tudo em maiúsculas e encher a frase de pontos de exclamação: isso dá cara de propaganda.

As primeiras linhas: quem você é e por que escreve a essa pessoa

Comece dizendo quem você é e como a pessoa foi escolhida: “Você visitou o nosso estande na feira de construção deste ano” ou “Estamos ouvindo todos os funcionários da empresa”. Para o caso da feira, veja também o que perguntar aos visitantes depois de um evento. Quando uma agência faz a pesquisa para um cliente, cite os dois nomes.

Nos ensaios da revisão Cochrane, um convite personalizado aumentou o número de respostas (razão de chances 1,24), e chamar a pessoa pelo nome é o jeito mais comum de personalizar. Só faça isso se todas as linhas da sua lista tiverem um nome: onde ele falta, a saudação sai sem nome (“Olá, ,”). O nome também mostra ao destinatário que você sabe quem ele é, mais um motivo para dizer quem vai ver as respostas.

Objetivo, tempo de resposta e prazo

Diga numa frase concreta para que servem as respostas: “Vamos usar as suas respostas para definir o horário de funcionamento do ano que vem”, e não “para melhorar os nossos serviços”. Ofereça um resumo dos resultados só se for mesmo enviá-lo: nos ensaios, oferecer os resultados veio acompanhado de mais respostas, assim como um tema mais interessante.

Informe o tempo real: responda você mesmo à pesquisa, cronometre e escreva esse número. Se ele parecer longo, encurte a pesquisa, não o número: questionários mais curtos receberam mais respostas nos ensaios, embora os resultados tenham variado muito.

Dê a data de encerramento, e não “em breve”: um prazo aumentou um pouco o número de respostas (razão de chances 1,18).

Se houver incentivo, diga o que é, quem recebe e onde estão as regras. Sorteios podem ter regras próprias; confira as que valem para o seu caso. Um incentivo traz mais respostas, não necessariamente respostas mais representativas.

Quem vai ver as respostas

Diga quem vai ver as respostas individuais e como os resultados serão divulgados, e não chame a pesquisa de anônima. Um modelo para adaptar: “Só a nossa equipe de RH vai ver as respostas individuais. Divulgamos apenas os totais, para grupos de pelo menos 10 pessoas.” O Survey.com.br não impõe esse mínimo; por isso, confira a contagem de cada grupo antes de mostrar um recorte. Dizer isso também aumenta o número de respostas.

“Anônima” quer dizer que ninguém, nem você, consegue ligar uma resposta a uma pessoa. “Confidencial” quer dizer que você conseguiria, mas limita quem vê as respostas individuais e só divulga resultados que não identificam ninguém. O convite vai para um endereço com nome, e uma equipe pequena, um comentário ou um campo de contato podem identificar alguém de qualquer forma. Diga isso também na abertura do questionário; veja como dizer quem vai ver as respostas sem prometer anonimato.

A ferramenta só associa uma resposta a um endereço quando uma configuração está ativa (veja “Rastreamento de respostas: decida antes de enviar”). Nesse caso, avise no próprio texto do convite, com as suas palavras, sem contar só com o aviso que a ferramenta põe no rodapé: “Conseguimos ver quem abriu o link da pesquisa recebido no convite e de qual e-mail veio cada resposta; assim, só voltamos a escrever para quem ainda não abriu o seu.”

O link, um contato e o agradecimento

Coloque o link numa linha só para ele. Dê um nome e um e-mail para dúvidas no próprio texto da mensagem; as respostas ao convite vão para o endereço que você informa junto com a mensagem. Termine agradecendo.

O Survey.com.br acrescenta um link de descadastro a todo convite, então você não precisa criar um. Mas tire você mesmo da lista quem pedir para não ser mais procurado.

Exemplo de convite para pesquisa por e-mail

Esta é uma mensagem completa para uma pesquisa com clientes, do jeito que você a digita em “Adicione mensagem de e-mail”: o Survey.com.br troca {name} pelo nome do destinatário e {surveyLink} pelo link, e acrescenta o rodapé embaixo.

Assunto: Floricultura Lírio Lilás: 3 minutos sobre o seu pedido de outubro

Olá, {name},

Você comprou na Floricultura Lírio Lilás este mês, e estamos perguntando a todos os clientes que compraram como foi a experiência. As suas respostas vão decidir o que mudamos nas entregas antes do Natal.

A pesquisa tem 8 perguntas e leva cerca de 3 minutos. Ela fica aberta até 31 de outubro.

Só a nossa equipe de atendimento vai ver as respostas individuais. Divulgamos apenas os totais, para grupos de pelo menos 10 clientes.

{surveyLink}

Dúvidas? Escreva para [email protected] ou responda a esta mensagem.

Obrigada,
Renata Moura, Floricultura Lírio Lilás

Todos os números são exemplos, e os 3 minutos foram medidos respondendo à pesquisa, não calculados a partir do número de perguntas. Com o rastreamento de respostas ligado, acrescente a frase de “Quem vai ver as respostas”.

Como enviar a pesquisa por e-mail no Survey.com.br, passo a passo

1. Ative a pesquisa. Na aba “Configurações” do questionário, marque “Ativa”. O link de uma pesquisa inativa abre uma página de erro.
2. Cadastre os endereços. Em “Suas ferramentas”, abra “Listas de e-mails” e acrescente os destinatários: digite um por linha, com os campos separados por vírgula (endereço, nome completo e até cinco valores extras, como o departamento), ou use “Faça o upload da lista” com um arquivo CSV cuja primeira linha traga os nomes das colunas address, name e de value1 a value5, em inglês, como estão. Se um endereço do arquivo for inválido, nada é importado, e o erro indica a linha desse endereço sem contar a linha de cabeçalho.
3. Escreva a mensagem. Em “Suas ferramentas”, abra “Mensagens de e-mails” e clique em “Adicione mensagem de e-mail”. Não há texto pronto: você escreve o “Assunto” e a “Mensagem”. Ponha {surveyLink} onde o link deve aparecer: sem ele, a mensagem sai sem link. Na saudação, {name} insere o nome do destinatário como ele está na lista. Em “Suas informações de contato”, preencha “Seu nome” e o endereço que vai receber as respostas, em “Responder ao e-mail”.
4. Saiba o que o Survey.com.br acrescenta. Todo convite termina com um rodapé que você não pode editar nem tirar (hoje, em inglês): o nome que você informou como remetente; o telefone, se você o informou, e o endereço para respostas; um link de descadastro e um link para o Survey.com.br.
5. Envie um teste para você. No questionário, abra “Distribuir”, depois “Distribuir por e-mail”, clique em “Enviar novo e-mail” e escolha a sua mensagem. “Mensagem de teste” manda o e-mail para o endereço da sua conta. Abra no celular e clique no link. O teste não conta para o limite mensal.
6. Envie. Na mesma tela, escolha quem recebe o e-mail (“Não receberam o convite por e-mail” num primeiro envio), adicione a sua lista, deixe “Enviar agora” marcado e clique em “Salvar e enviar”. Não há pedido de confirmação. O envio começa em cerca de um minuto, e uma lista longa sai em lotes. “Excluir”, ao lado do e-mail na lista, interrompe o envio para os destinatários que ainda não foram alcançados; os e-mails já entregues ao serviço de envio não podem ser recuperados. Em “Destinatários de e-mails”, “Enviado” quer dizer que o e-mail foi entregue ao serviço de envio, não que chegou à caixa de entrada.

O limite mensal. Cada e-mail para cada destinatário conta, inclusive um segundo e-mail, e a tela “Distribuir por e-mail” mostra quantos você ainda pode enviar neste mês. O plano Grátis inclui 50 convites por e-mail por mês (veja quantos convites por e-mail cada plano inclui). Se o limite acabar no meio de uma lista, os demais destinatários não recebem nada; quando você voltar a ter convites disponíveis, um novo envio com a opção “Não receberam o convite por e-mail” chega a eles. Para uma lista maior no plano Grátis, cole o link da pesquisa numa mensagem do seu próprio e-mail; nesse caso, nada é rastreado e nenhum rodapé é acrescentado.

Rastreamento de respostas: decida antes de enviar

O rastreamento de respostas vem desligado por padrão. Com ele desligado, todos os destinatários recebem o mesmo link comum da pesquisa, e o Survey.com.br não sabe quem abriu nem quem respondeu.

Para ligá-lo, marque a “Opção de rastreio de resposta” na tela “Distribuir por e-mail”. Cada destinatário passa a receber um link pessoal, e abrir esse link associa a resposta da pessoa ao e-mail dela.

Um link pessoal pertence a uma pessoa: quem o abrir responde como aquele destinatário; por isso, peça que o convite não seja repassado. E ligue o rastreamento antes do primeiro envio, porque quem já recebeu o link comum continua desconhecido.

A mesma tela oferece a opção “Restringir as respostas do questionário a convites por e-mail”, que fecha todas as outras formas de entrar na pesquisa. Os convidados conseguem abrir a pesquisa com ou sem o rastreamento de respostas; só com ele cada resposta fica ligada ao destinatário.

Lembrete por e-mail: quem recebe o segundo envio

O lembrete é um novo e-mail que você mesmo escreve e envia; o Survey.com.br não tem lembretes automáticos. Em “Enviar novo e-mail”, escolha “Não responderam ao convite por e-mail”, selecione uma mensagem mais curta, adicione de novo a mesma lista e envie.

Com o rastreamento ligado, essa opção alcança todos da lista que ainda não abriram o link pessoal. A ferramenta conta um link aberto como resposta, mesmo sem nenhuma pergunta respondida: quem abriu e parou fica de fora, e quem respondeu por outro link recebe o e-mail mesmo assim.

Com o rastreamento desligado, a ferramenta não sabe quem abriu nem quem respondeu, e a mesma opção manda o e-mail de novo para a lista inteira. Se precisar escrever de novo sem rastreamento, escolha “Todos”, envie uma vez só e comece com: “Se você já respondeu, agradecemos; ignore esta mensagem.”

Nos ensaios da revisão Cochrane com questionários enviados pelo correio, um lembrete por e-mail aumentou o número de respostas (razão de chances 1,60), e a AAPOR, a associação americana de pesquisa de opinião pública, recomenda contatar as pessoas mais de uma vez. Não há prova do número certo de lembretes; um ou dois, cada um com uma redação diferente, é o mais comum.

Antes de enviar de novo, veja quem ainda falta: mais respostas do mesmo tipo de gente não tornam o resultado mais exato. Confira quais grupos estão faltando nas respostas e se isso muda o resultado. E quem pediu para ficar de fora sai da lista antes do segundo envio.

Resumo

O destinatário decide em segundos. Ponha o nome da sua organização no assunto e diga por que escolheu aquela pessoa, quanto tempo a pesquisa leva, até quando fica aberta e quem vai ver as respostas. Nunca prometa anonimato. Se quiser escrever de novo só para quem ainda não abriu o link, ligue o rastreamento de respostas antes do primeiro envio, avise isso no convite e envie você mesmo o segundo e-mail.

O caso mais simples é a pesquisa de satisfação que vai para os seus próprios clientes depois da compra, como no exemplo. Comece pelo modelo pronto de pesquisa de satisfação do cliente, escolha as perguntas e mande o primeiro convite para você mesmo.

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